At få organiseret For det nye år – del 2

I del 1 drøftede vi et system, du kan bruge til at organisere dit kontor. I denne artikel vil vi diskutere, hvad materiale er nødvendig for at gennemføre systemet.
Du skal bruge følgende til din office-systemet. Kalender/daglige Planner; Harmonika fil (1-31); Manila filer med årets måneder (eller du kan gøre dem selv – meget billigere); Hængende filer; Manila filer; Kasser og kuverter (9 x 12).
Kalender/daglige planlæggeren vil indeholde alle aftaler, møder og frister for projektet.
Den harmonika fil dateret 1-31, sammen med Manila filer med årets måneder vil indeholde materialer du har kildede. Filen skrabekæder er et meget populært system juridiske kontorer. Materialer, du skal handle på en bestemt dato er kildede, normalt en uge i forvejen. Det er også bruges til standardiserede møder. Personalemøder foregår på fredag, placere en Manila mappe med titlen personalemøde i slidsen fredag, og placere nogen punkter på dagsordenen eller møde elementer i mappen. Husk at kildre det for dagen før mødet, hvis du har brug at gøre op på dagsordenen, eller give dagsordenspunkter til en anden. Dette system er også fremragende til indsamling af oplysninger til klienten møder. Dette system vil også tjene til at give dig en ren skrivebord, som du kan placere på huskelister for den næste dag i din kildre fil. Det er også bruges til at sætte i noter til dig selv at følge op på bestemte elementer.
Mapperne hængende og manila er for dine filer. Kasserne er for dine poster og filer skal gemmes i slutningen af året.
9 x 12 kuverter bruges til at holde dine kvitteringer, annulleret kontrol, udgifter og indtægter ark. Du skal mærke en konvolut indkomst og placere din indkomst ark i filen og notere når enhver kontrol, kommer. Mærke en anden konvolut som udgifter og sætte i det alle kvitteringer for køb, annullerede kontrol og andre udgifter du genererer. Ved udgangen af måned tally op de månedlige totaler. Jeg placere måneden på kuverten og separate mine udgifter i kategorier, såsom forsyninger, telefon, utilities, kopiering, Porto, osv., sætter de samlede omkostninger ved siden af kategorien og derefter endelige alt. I slutningen af hver måned tally, papirclips eller korte Læg denne måneds kvitteringer sammen, dem tilbage i kuvert og fil for den følgende måned. Da mest selvstændige erhvervsdrivende personer betaler anslået skat hver 3 måned, vil konvolutterne have 3 måneder på dem, for eksempel, oktober, November, December. Husk bundt hver måned elementer separat. Forsegle konvolutterne, arkivere dem, og så du er klar til at beregne beløbet til at betale IRS for den næste periode, anslået.
I December hvert år:
1. box op sidste år filer.
2. udgør nye hængende filer og manila mapper til nytår. Hvis du er behov for en label program, er Avery Pro for laseren fremragende. Det er let at bruge, kan du importere filer fra populære tekstbehandlingsprogrammer og det har sin egen database manager, som vil tillade dig at køre igen disse samme filer for det næste år.
3. Indtast alle standard møder i din kalender eller planner for det kommende år.
4. Sæt alle dine indtægter, udgifter og andre poster, du har brug for skat indstudering i én kasse. Køre din regnearksprogram eller finansielle program til at se hvad dine indtægter og udgifter skete for år. Op et budget for det kommende år, en fremskrivninger ark for at afgøre, hvor mange klienter du nødt til at øge overskuddet, og skære alle uvedkommende udgifter.
Efter dette system vil gøre det muligt for dig at bruge mere tid på virksomhedens vækst. Held og lykke. For flere organisation og tid strategier for din virksomhed, så tjek vores hjemmeside.
Copyright 2000, DeFiore virksomheder.